Tα τρία τελευταία χρόνια, έχουμε επανειλημμένα ακούσει ότι η οικονομία θα ανακάμψει “πολύ σύντομα”. Εν τω μεταξύ, οι προϋπολογισμοί αυξάνονται με ολοένα μεγαλύτερη αυστηρότητα και κάθε νέα πρωτοβουλία περνά από ενδελεχή έλεγχο πριν εφαρμοστεί. Παρά τη λιτότητα, εξακολουθεί να ασκείται πίεση για δημιουργία και διατήρηση όλο και πιο παραγωγικού εργατικού δυναμικού, καθώς και την προετοιμασία εργαζομένων για την εφαρμογή νέων συστημάτων, κανονισμών, και προϊόντων ή υπηρεσιών. Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε πως θα πρέπει να πάρουμε μια θέση όταν η πολυαναμενόμενη οικονομική ανάκαμψη επιτέλους φτάσει.
Πώς μπορούν, λοιπόν, τα σημερινά στελέχη να αντιμετωπίσουν αυτές τις προκλήσεις αξιόπιστα; Οι πιο γνωστοί τρόποι φαίνεται να είναι μέσω της τεχνολογίας – μεγαλύτερη αυτοματοποίηση, ολοκληρωμένες βάσεις δεδομένων, περισσότερες εικονικές ομάδες – ή μέσω της αύξησης της εξωτερικής ανάθεσης, της μείωσης των μόνιμων υπαλλήλων και την αντικατάστασή τους από άτομα με μερική ή προσωρινή απασχόληση, καθώς και μέσα από συνεργασίες και συγχωνεύσεις. Όλοι γνωρίζουμε, όμως, από τη δική μας εμπειρία (ή και των άλλων) ότι όλα αυτά είναι αυταπάτες. Οι περισσότερες από αυτές τις «λύσεις» απαιτούν υψηλό αρχικό κεφάλαιο, πρόσθετο κόστος υποδομών και σημαντικό χρόνο ανάπτυξης και εφαρμογής. Πολλά μεγάλα τεχνολογικά έργα δεν ικανοποιούν τις αρχικές υποσχέσεις τους. Σχεδόν το 70% των συγχωνεύσεων και εξαγορών αντιμετωπίζουν απρόβλεπτα προβλήματα. Και στις δύο κατηγορίες, υπάρχουν πολλές τεκμηριωμένες περιπτώσεις πλήρους αποτυχίας. Το χειρότερο από όλα είναι πως δεν μπορούμε να υπολογίσουμε με βεβαιότητα τι αποτελέσματα ακριβώς να περιμένουμε. Υπάρχει ελάχιστη ερευνητική βιβλιογραφία που να μας οδηγεί στον καθορισμό του ύψους της απόδοσης της επένδυσης που μπορούμε, εύλογα, να προσδοκούμε.
Αντί να αναζητούμε πιο μεγαλοπρεπή μέσα για την ικανοποίηση των σημερινών και αναμενόμενων πιέσεων, γιατί να μην στραφούμε σε λύσεις χαμηλού κόστους που έχουν οδηγήσει στο παρελθόν σε υψηλές αποδόσεις και, επιπλέον, είναι πολύ πιο εύκολο να αναπτύξουμε και να εφαρμόσουμε; Αυτό που προτείνουμε είναι να ξεκινήσετε με την αναδιοργάνωση της σημερινής οργανωτικής σας δομής, αρχίζοντας με την ανακατανομή του ανθρώπινου δυναμικού σας. Εδώ έχουμε μερικές παρεμβάσεις με τις οποίες μπορείτε να ξεκινήσετε:

• Αποσαφήνιση των προσδοκιών απόδοσης.

Έρευνες σε σχέση με την ανθρώπινη απόδοση παρουσιάζουν έλλειψη σαφήνειας στη διατύπωση προσδοκιών ως την πρώτη αιτία της ανεπαρκούς απόδοσης στο χώρο εργασίας. Παρά την υψηλή επίδραση της στην παραγωγικότητα, αυτή η αιτία τείνει να μην λαμβάνεται υπόψη κατά την αναζήτηση βέλτιστων τεχνικών και αποτελεσμάτων. Ακόμα, η αναθεώρηση, επαλήθευση και ο επαναπροσδιορισμός των προσδοκιών, έτσι ώστε να ευθυγραμμίζονται με τις επιθυμητές συμπεριφορές και τα αποτελέσματα, ενώ δεν κοστίζει, έχει εξαιρετικά υψηλή προσφορά στην απόδοση της επένδυσης. Σε εργασιακό επίπεδο όταν οι εργαζόμενοι αναρωτιούνται αν μπορούν να έχουν καλύτερες επιδόσεις, το 100 τοις εκατό των ερωτηθέντων από τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη απαντάνε θετικά. Στη συνέχεια, στην ερώτηση, “Λοιπόν, τι θα μπορούσε να σας βοηθήσει να έχετε καλύτερες επιδόσεις;” η πιο συχνή απάντηση που λαμβάνουμε περιλαμβάνει σαφείς προσδοκίες. “Αν ήξερα τι ακριβώς αναμενόταν από εμένα και είχε μια σταθερή, σαφή αποτύπωση σχετικά με τις προτεραιότητες, θα μπορούσα να αποδώσω καλύτερα.”

• Ανάπτυξη συστημάτων πληροφόρησης.

Η έλλειψη πληροφόρησης έχει τη δεύτερη θέση στον κατάλογο των αιτιών της ανεπαρκούς απόδοσης. Η δημιουργία ενός συστήματος ανατροφοδότησης είναι κατά πολύ λιγότερο δαπανηρή από ό, τι σχεδόν κάθε τεχνολογική παρέμβαση και η χρήση της είναι πιθανόν να έχει εξαιρετικά ισχυρά αποτελέσματα.

• Δημιουργία συστημάτων υποστήριξης απόδοσης.

Ανεξάρτητα από το πόσο καλή είναι η εκπαίδευση που παρέχεται, ή από την εμπειρία των εργαζομένων, χωρίς επαρκείς μηχανισμούς στήριξης, οι επίκτητες δεξιότητες και γνώσεις έχουν την τάση να επιδεινώνονται. Ασυνέπειες και ανακρίβειες εμφανίζονται καθημερινά στην πράξη. Τα ηλεκτρονικά συστήματα υποστήριξης απόδοσης δεν είναι πάντα απαραίτητα (αν και έχουν τη θέση τους σε πολύπλοκες ρυθμίσεις εργασίας). Αναθεωρήστε τις πολιτικές, τις πρακτικές και τα καθήκοντα σας για να εξασφαλίσετε ότι θα είναι αποδοτικά, αποτελεσματικά και επίκαιρα. Παρέχετε καθοδήγηση στα αρχικά στάδια της εφαρμογής στους νέους εργαζόμενους, μαζί με συναισθηματική υποστήριξη για τη δημιουργία και τη διατήρηση εμπιστοσύνης. Παρακολουθήστε την ποιότητα εργασίας όλων των εργαζομένων, ακόμα και των έμπειρων στελεχών και ενημερώνετε τους για τις επιδόσεις τους. Όλα αυτά θα έχουν ως αποτέλεσμα καλύτερη, υψηλότερη απόδοση, μικρότερα περιθώρια σφάλματος, μείωση του κόστους και αυξημένη παραγωγικότητα.

• Σχεδιασμός απλών και πιο επιτεύξιμων στόχων.

Αυτό είναι επίσης ένα από τα πιο προσοδοφόρα μέσα για την επίτευξη υψηλής απόδοσης άμεσα. Πίνακες αποφάσεων, αλγόριθμοι, οδηγοί αντιμετώπισης προβλημάτων και κατάλογοι ελέγχου είναι μερικές από τις πολλές επιλογές που ενισχύουν την ακρίβεια και τη συνέπεια της απόδοσης. Όταν είναι καλά σχεδιασμένες, έχουν άμεση επιτυχία. Εάν η εκπαίδευση απαιτείται, είναι συνήθως για να βοηθήσει στην υιοθέτηση στόχων και είναι πολύ άμεση. Ένα επιπλέον πλεονέκτημα είναι ότι ο σχεδιασμός αυτών των, συνήθως, απλών εργαλείων, συμβάλλει στην επανεξέταση των δεδομένων και των διαδικασιών, οδηγώντας σε βελτίωση της αποδοτικότητας και μείωση των ποσοστών σφάλματος. Αυτό συχνά επιτρέπει χαμηλής ειδίκευσης εργαζόμενοι να παράγουν αποτελέσματα σχεδόν όμοια με εκείνους που έχουν μεγαλύτερη εμπειρία.

• Εξασφάλιση κατάλληλων πολιτικών και διαδικασιών και επαρκών πόρων.

Η σαφήνεια και αξιολόγηση διαδικασιών και πόρων είναι ένα πρώτο βήμα. Η επίτευξη συναίνεσης των ενδιαφερομένων και η υποστήριξη και δημιουργία συνέπειας στην εφαρμογή κανόνων είναι τα επόμενα βήματα. Η επικοινωνία, η εφαρμογή, η ανατροφοδότηση και η εκτέλεση είναι τα τελικά στάδια. Σε σύγκριση με πιο υψηλής τεχνολογίας επεμβάσεις, αυτή είναι μια χαμηλού κόστους αλλά υψηλής απόδοσης λύση για την επίτευξη της επιθυμητής απόδοσης.

• Παροχή και ευθυγράμμιση κινήτρων και συνεπειών.

Σε μια πρόσφατη μελέτη, η οποία διήρκησε αυστηρά ένα έτος, ανακαλύψαμε ότι τα κίνητρα, ειδικά αυτά τα εύκολα επιτεύξιμα , μπορούν να βελτιώσουν την απόδοση, από 13 μέχρι 40 τοις εκατό. Καλά σχεδιασμένα συστήματα κινήτρων και συνεπειών, μπορεί να έχουν συνταρακτικά αποτελέσματα στην απόδοση, ειδικά αν γίνονται αποδεκτά ως δίκαια και επιτεύξιμα. Ακόμη, τα κίνητρα δεν χρειάζεται να είναι δαπανηρά. Μικρά, αλλά αξιόλογα κίνητρα έχει παρατηρηθεί πως επηρεάζουν περισσότερο την απόδοση.

• Αύξηση των κινήτρων απόδοσης.

Πόσο συχνά αποδίδουμε στη λέξη «κίνητρο» τη λειτουργική έννοια που περιέχει; Το κίνητρο είναι ένα από τα κρίσιμα συστατικά τόσο για τη μάθηση όσο και την απόδοση σε συνδυασμό με την ικανότητα (τόσο γενικά, όσο και ειδικά) και την εμπειρία. Επηρεάζοντας την αξία της απόδοσης, αποκτώντας εμπιστοσύνη στην ικανότητα ενός ατόμου και εξαλείφοντας εκείνους τους παράγοντες που μπορεί να δημιουργούν αρνητικό κλίμα στο χώρο εργασίας, ενισχύουμε τα κίνητρα. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι εμφανίζουν πολύ υψηλότερα ποσοστά παραγωγικότητας.

• Υιοθέτηση συγκεκριμένων μηχανισμών εκπαίδευσης και κατάρτισης.

Αρκετούς μήνες μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης, συνήθως λιγότερο από το 30% του περιεχομένου έχει τελικά αφομοιωθεί. Απλές παρεμβάσεις, όπως η παρουσία επιθεωρητών που ενημερώνουν και συμβάλλουν στη διαδικασία, εξασφαλίζοντας ότι η εκπαίδευση είναι προσανατολισμένη στην εφαρμογή και περιλαμβάνει σημαντική πρακτική που είναι στενά συνδεδεμένη με τις απαιτήσεις της εργασίας, καθώς και την υποστήριξη και παρακολούθηση μετά την κατάρτιση, οδηγούν σε μεγάλη αύξηση της απόδοσης.

• Έλεγχος των συστημάτων επιλογής προσωπικού.

Κακή επιλογή ανθρώπινου δυναμικού οδηγεί σε κακή απόδοση. Συνήθως επιλέγετε  χαρακτηριστικά, προαπαιτούμενες δεξιότητες και γνώσεις στις οποίες δεν είστε διατεθειμένοι να επενδύσετε, και εκπαιδεύετε για συγκεκριμένες, δεδομένες ικανότητες. Με προσεκτική εξέταση και αυστηρά κριτήρια και διαδικασίες επιλογής, μπορείτε να αξιοποιείτε το κατάλληλο άτομο στη σωστή θέση. Αυτό μειώνει το κόστος εκπαίδευσης, το χρόνο εποπτείας και το ρυθμό απόδοσης – τα βασικά, δηλαδή, στοιχεία της οικονομικής διαχείρισης. Ωστόσο, αυτό δεν εξαλείφει την ανάγκη για σωστή προετοιμασία για την εργασία, για συνεχή παρακολούθηση και στήριξη των επιδόσεων.

• Εξάλειψη παραγόντων που παρεμβαίνουν στην απόδοση.

Η απομάκρυνση είναι γενικά λιγότερο δαπανηρή από την προσθήκη. Συχνά χαμηλότερη προτεραιότητα ή διοικητικά καθήκοντα παρεμβαίνουν αρνητικά στην διεκπεραίωση σημαντικών εργασιών. Για παράδειγμα, ένας πωλητής που έχει ένα συγκεκριμένο αριθμό επαφών ή εισπράξεων που πρέπει να γίνουν, μπορεί να καθυστερήσει επειδή θα πρέπει να ετοιμάσει τη γραπτή αναφορά ή να παρευρεθεί σε συναντήσεις. Ακόμη και μια καλά στοχευμένη εκπαίδευση, μπορεί να μειώσει την επίτευξη του στόχου. Αναλύοντας τις δραστηριότητες εργασίας και εξαλείφοντας περιττά, μη παραγωγικά καθήκοντα, οδηγούμαστε σε σημαντική βελτίωση των επιδόσεων.

• Υιοθέτηση συστημάτων δομημένων στην εργασία ‘systems on–the–job’ (SOJT)

Αυτό που σπάνια αντιλαμβανόμαστε είναι πως σπαταλάμε περισσότερο χρόνο και χρήμα σε γενική και ανούσια εκπαίδευση, από ό, τι σε χρήσιμες κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής μάθησης. Το κλειδί είναι ο προσεκτικός σχεδιασμός, η οργάνωση, και υποστήριξη των συστημάτων αυτών.

• Ενίσχυση της υφιστάμενης εκπαίδευσης.

Όταν όλα τα άλλα αποτύχουν, γιατί να μην επανεξετάσουμε και να αναδιαμορφώσουμε την υπάρχουσα εκπαίδευση; Μπορείτε να εμπλουτίσετε απλές και φτωχές, από άποψη παρουσίασης, πτυχές της εκπαίδευσης, όπως, με την εφαρμογή του ήχου. Χωρίστε την υπάρχουσα εκπαίδευση σε λογικά συνδεδεμένες ενότητες και στη συνέχεια εμπλουτίστε τις με στόχους, δραστηριότητες μάθησης, αξιολόγηση, πληροφόρηση. Με την ενίσχυση της υφιστάμενης εκπαίδευσης, μπορείτε να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα των συστημάτων μάθησης.
Οι σκληρές προκλήσεις της εποχής μας απαιτούν δημιουργικά μέτρα περιορισμένου κόστους, και ταυτόχρονα μεγαλύτερων δυνατοτήτων. Είναι απαραίτητη η υποστήριξη του τμήματος Ανθρωπίνων Πόρων, τα στελέχη του οποίου μπορούν να αποδειχτούν ισχυροί σύμμαχοι σε αυτό το εγχείρημα. Μεταμορφώστε τους σε «ειδικούς βελτίωσης επιδόσεων» των οποίων η αποστολή θα είναι να δώσουν ώθηση στο ανθρώπινο κεφάλαιο στην επιχείρησή σας. Ξεκινήστε εξετάζοντας σχολαστικά αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Στη συνέχεια, επικεντρωθείτε στις βασικές αρχές της βελτίωσης της απόδοσης. Σίγουρα υπάρχει χώρος για νέα τεχνολογία που θα μειώσει το κόστος αναζήτησης και θα συμβάλλει στην αντιμετώπιση των περιορισμών του σήμερα, αξιοποιώντας τις δυνατότητες του αύριο. Ωστόσο, μην αρχίσετε με δαπανηρές λύσεις μέχρι να ορίσετε με σαφήνεια τόσο τους στόχους όσο και τις ελλείψεις σας. Έτσι, μπορείτε να πετύχετε αξιοσημείωτα οργανωτικά αποτελέσματα με χαμηλό κόστος, ακόμα και σε αυτό το απαιτητικό, οικονομικά, περιβάλλον.